Kârlı görünüp nakit sıkıntısı çeken işletmelerin ortak sorunu ön muhasebenin tutulmamasıdır. Ön muhasebenin ne olduğunu, mali müşavirden farkını ve takibe nereden başlanacağını anlattık.
Bir işletme kâğıt üzerinde kâr ederken kasada para bulamıyorsa, sorun genelde satışta değil takipte olur. Ön muhasebe tam olarak bu boşluğu kapatır: paranın ne zaman gireceğini ve ne zaman çıkacağını önceden görmenizi sağlar.
Ön muhasebe ile mali müşavirin işi aynı şey değil
Mali müşaviriniz resmi defterleri tutar, beyannameleri verir ve yasal yükümlülükleri yerine getirir. Bu iş geriye dönüktür; geçen ayın fotoğrafını çeker.
Ön muhasebe ise günlük ve ileriye dönüktür. Bugün kasada ne var, bu hafta hangi çek ödenecek, gelecek ay hangi tahsilat bekleniyor sorularının cevabıdır. İkisi birbirinin yerine geçmez; ön muhasebe düzgün tutulduğunda mali müşavirin işi de kolaylaşır.
Takip edilmesi gereken dört kalem
Kasa ve banka
Nakit ve banka hareketleri günlük işlenmeli. Haftada bir toplu giriş yapılıyorsa, gün içinde "elimizde ne kadar var" sorusuna cevap veremezsiniz.
Gelirler ve giderler
Her hareketin bir kategorisi olmalı. Kategori yoksa yıl sonunda "para nereye gitti" sorusuna cevap bulunamaz. Kategori sayısını abartmayın; on beş kalem çoğu işletme için fazlasıyla yeterlidir.
Alacaklar
Vadesi geçmiş alacak listesi haftada bir gözden geçirilmiyorsa, tahsilat gecikmeleri fark edilmeden büyür. En sık gözden kaçan kalem budur.
Borçlar ve düzenli ödemeler
Kira, maaş, abonelik gibi tekrar eden ödemeler takvime bağlanmalı. Bunlar tahmin edilebilir olduğu için nakit akışı planının en güvenilir kısmıdır.
En pahalıya mal olan üç hata
- Şirket ve şahsi hesabı karıştırmak: Hangi paranın işletmeye ait olduğu belirsizleşir, kârlılık ölçülemez.
- Faturayı tahsilatla aynı şey saymak: Kesilen fatura gelir değildir; tahsil edilen para gelirdir. Bu ikisini ayırmayan işletme kârlı görünürken nakitsiz kalır.
- Küçük giderleri kaydetmemek: Tek tek önemsiz görünen kalemler ay sonunda ciddi bir tutar oluşturur ve nereye gittiği bilinmez.
Nereden başlamalı
Geçmişi düzeltmeye çalışmayın. Bir tarih belirleyin, o günkü kasa ve banka bakiyesini başlangıç olarak girin ve o günden itibaren her hareketi işleyin. Üç ay sonra elinizde gerçek bir nakit akışı tablosu olur.
ManageOn finans modülü kasa, gelir gider ve alacak takibini tek panelde toplar; nakit akışını anlık görürsünüz.