Fiyat Teklifi Nasıl Hazırlanır? Adım Adım Teklif Formu

Fiyat teklifi, müşterinin sizinle çalışıp çalışmayacağına karar verdiği belgedir. Çoğu zaman sizi hiç görmemiş biri yalnızca bu sayfaya bakarak karar verir. Fiyat doğru olsa bile eksik, belirsiz ya da hesabı tutmayan bir teklif işi kaybettirir.

Teklif formunda olması gerekenler

1. Taraf bilgileri

Firmanızın unvanı, adresi, vergi dairesi ve numarası, iletişim bilgileri; müşterinin unvanı ve teklifin muhatabı olan kişinin adı.

2. Teklif numarası ve tarihi

Her teklife benzersiz bir numara verin. Müşteri "geçen ay gönderdiğiniz teklif" dediğinde hangisinden bahsettiğini bulabilmelisiniz. Revizyonlarda numarayı koruyup sürüm ekleyin: TK-2026-041 / Rev.2 gibi.

3. Kalemler

Her satırda ürünün ya da hizmetin açıklaması, miktarı, birimi (adet, saat, m², ay), birim fiyatı, varsa iskontosu ve KDV oranı. "Montaj dahil" gibi kritik ayrıntıları açıklamaya yazın; sonradan çıkan tartışmaların çoğu burada başlar.

4. Toplamlar

Ara toplam, iskonto, KDV matrahı, KDV tutarı ve genel toplam ayrı ayrı görünmeli. Müşteri hesabı kendisi de yapabilmeli.

5. Geçerlilik süresi

Teklifin ne zamana kadar geçerli olduğunu yazın. Türk Borçlar Kanunu'na göre süreli bir öneride bulunan, süre bitene kadar önerisiyle bağlıdır (m.3). Süre yazmazsanız bağlılığın ne zaman sona erdiği tartışmaya açık kalır; maliyetleriniz hızlı değişiyorsa bu sizin aleyhinize işler.

6. Ödeme ve teslim koşulları

Peşin mi, vadeli mi, kaç taksit? İşe başlama ya da teslim süresi, nakliye ve kurulumun kime ait olduğu, garanti süresi.

7. Kapsam dışı olanlar

Teklife neyin dahil olmadığını yazmak, neyin dahil olduğunu yazmak kadar önemlidir.

8. Onay yöntemi

Müşterinin teklifi nasıl kabul edeceği net olmalı: imza ve kaşe, e-postayla onay ya da bir bağlantıdan onay.

KDV ve iskonto nasıl hesaplanır?

İskonto KDV'den önce düşülür; KDV iskontolu tutar üzerinden hesaplanır. Bir örnekle:

• 10 adet × 1.500 TL = 15.000 TL (ara toplam)
• %10 iskonto: 15.000 × 0,10 = 1.500 TL
• KDV matrahı: 15.000 − 1.500 = 13.500 TL
• %20 KDV: 13.500 × 0,20 = 2.700 TL
• Genel toplam: 13.500 + 2.700 = 16.200 TL

Genel KDV oranı %20'dir; bazı mal ve hizmetlerde %10 ya da %1 uygulanır. Aynı teklifte farklı oranlı kalemler varsa KDV'yi oran bazında ayrı gösterin. Fiyatların KDV hariç mi dahil mi olduğunu teklifin başında açıkça belirtin; müşteriler en çok bu noktada yanlış anlar.

Adım adım teklif hazırlama

1. İhtiyacı netleştirin: Müşterinin tam olarak ne istediğini, bütçesini ve ne zaman karar vereceğini öğrenin.
2. Maliyetinizi çıkarın: Malzeme, işçilik, nakliye ve ödeme vadesinin maliyeti. Kârınızı bunun üzerine koyun.
3. Kalemleri yazın: Müşterinin anlayacağı dille, ölçülebilir birimlerle.
4. Hesabı kontrol edin: Elle yapılan hesapta en sık hata, iskontonun KDV'den sonra düşülmesi ve yuvarlama farkıdır.
5. Koşulları ekleyin: Geçerlilik süresi, ödeme, teslim, kapsam dışı olanlar.
6. Düzenli bir PDF gönderin: Logolu, okunaklı, ilk sayfasında özeti görülen bir belge.
7. Takip edin: Gönderdikten iki üç gün sonra arayın ya da yazın. Cevap gelmeyen teklifi reddedilmiş saymayın.

Teklifi gönderdikten sonra

Teklifin akıbetini bilmemek satıştaki en büyük kör noktadır. Her teklifin durumunu (taslak, gönderildi, onaylandı, reddedildi) bir yerde tutarsanız ay sonunda kazanma oranınızı ve bekleyen tutarı görürsünüz. Ret gerekçelerini toplamak da bir sonraki teklifi iyileştirmenin en ucuz yoludur. Teklif hazırlarken sık yapılan hataları ayrı bir yazıda anlattık.

Manageon Teklif ile

Manageon Teklif modülünde müşteriyi CRM kayıtlarından seçer, kalemleri girersiniz. Kalem başına miktar, birim fiyat, KDV ve iskonto yazarsınız; ara toplam, iskonto ve genel toplam kendiliğinden çıkar. Klasik, Modern, Kurumsal, Sade ve kapak sayfalı Teklif Dosyası şablonlarından birini seçersiniz; PDF o düzende hazırlanır.

Teklifi e-postayla gönderir ya da linkini paylaşırsınız. Müşteri linki telefonunda açar, PDF'i indirir; teklifi onaylar ya da gerekçesini yazarak reddeder. Sonuç teklif listesinde durum olarak görünür; bu ayki teklifler, onaylananlar, bekleyen tutar ve kazanma oranı ekranın üstünde durur.

Kısaca

• Teklifte taraflar, numara, kalemler, toplamlar ve koşullar eksiksiz olmalı.
• İskonto önce düşülür, KDV iskontolu tutar üzerinden hesaplanır.
• Geçerlilik süresi yazın; süreli öneri süre bitene kadar bağlayıcıdır.
• Neyin dahil olmadığını da yazın.
• Gönderdikten sonra takip edin ve her teklifin durumunu kaydedin.